Anda ingin membuat surat yang isinya sama dengan tujuan yang berbeda – beda, termasuk alamat dan nama tujuan . Dengan menggunakan Mail Merge anda bisa membuatnya.
Intinya Mail Merge menawarkan suatu solusi,bahwa jika kita ingin membuat surat dengan banyak penerima yang berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka kita tidak hatus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak penerima surat dan menambahkan satu persatu nama penerima dan alamatnya pada bagian masing – masing.
Singkat kata,yang dibutuhkan untuk membuat Mail Merge adalah :
1. Dokumen Master, Misrosoft Word menyebut ini dengan “Main Dokumen” yaitu dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian ydari suatu yang isisnya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.
2. Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk digabungkan dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat informasi – informasi penting lainnya.
Sedangkan langkahnya adalah :
1. Membuat Dokumen Master, langkah satu ini dapat ditukar menjadi lengkah dua.
2. Membuat Data Source dan memasukan informasi – informasi yang akan dimasukan ke dalam Dokumen Maste.Langkah ke dua ini dapat ditukar menjadi langkah satu.
3. Menggabungkan isi dari data source tersebut ke dalam dokumen master.
A.Membuat Data Master
Kita buat dulu data masternya.
Dokumen masternya dapat di liat sperti dibawah ini:
A.Membuat Data Source ( sumber )
Berikut ini adalah langkah – langkah untuk membuat Data Source :
1.Buka Mail Merge dengan cara :
Tools Letters and Mailings Mail merge
2.Akan di tampilkan kotak task pane bernama Mail Merge yang biasanya terletak pada bagian kanan window Microsoft Word. Selanjutnya pilih Lettes pada bagian select document type. Kemudian kilk Next : Starting Dokument, pada bagian bawah Task Pane.
3.selanjutnya akan di tampilkan langklah berikutnya yaitu:
Pilih Uses the curret document
Kilk Next : Select recipients pada bagian bawah Task Pane.
4.Pada Task Pane yang akan muncul akan ditampilkan untuk memilih data sourcenya.
Pilih Type a new list
Klik Create…..
5.Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Address List.
Klik tombol customize….
Akan muncul kotak dialog customize address list..
6.selanjutnya akan di tampilkan kotak customize Address List.
7.setelah lengkap data Source yang akan dikirimkan…
kilk exit
lalu save
8.Selanjutnya akan di tampilkan seperti gambar di samping.
tombol edit.. (untuk menggubah data yang kita inginkan)
B.Menggabungkan data source ke dalam dokumen master…
Untuk memudahkannya agar toolbar Mail Merge di tampilkan.
Caranya:
Klik menu View Toolbar Mail Merge
setelah itu akan ditampilkan toolbar seperti di bawah ini :
AKlik menu insert merge fields yang terdapat pada toolbar mail merge (lihat gambar)
Maka akan di tampilkan kotak dialog insert merge field. Pada keadaan seperti ini,pada dokumen master letakan kursor di tempat yang akan di sisipi field. Pilih field yang akan di sisipkan pada kotak dialog insert merge field,kemudian klik insert.ulangi langkah ini untuk memasukan seluruh field yang yang di butuhkan hingga seluruh field yang ingin di sisipkan menempati tempatnya masing-masing dalam dokumen master (main dokumen).perhatikan proses ini sebagaimana di ilustrasikan pada gambar di bawah ini.
Melihat hasial dokumen yang bergabung. Sedangkan untuk melihat hasilnya,klik menu view Marged yang terdapat pada toolbar
